เมื่อคุณพบปัญหาในการใช้งาน Microsoft Outlook ไม่ว่าจะเป็นการส่งหรือรับอีเมลไม่ได้ โปรแกรมค้าง หรือไม่สามารถเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ได้ สิ่งแรกที่สำคัญที่สุดคือการตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคอมพิวเตอร์ของคุณ และสถานะการเชื่อมต่อภายในโปรแกรม Outlook เอง ปัญหาพื้นฐานเหล่านี้มักเป็นสาเหตุของความผิดปกติที่ดูซับซ้อน การเริ่มต้นจากการตรวจสอบจุดที่ง่ายที่สุดจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและอาจแก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญ

• เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่า คอมพิวเตอร์ของคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้ อย่างสมบูรณ์หรือไม่

• ลองเปิดเว็บเบราว์เซอร์และเข้าเว็บไซต์ต่างๆ เพื่อยืนยันว่าสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้

• หากอินเทอร์เน็ตไม่ทำงาน ให้แก้ไขปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคอมพิวเตอร์ก่อน

• จากนั้น ให้เปิดโปรแกรม Outlook และสังเกตที่ แถบสถานะด้านล่างของหน้าต่าง Outlook

• คุณควรจะเห็นสถานะเช่น "Connected to Microsoft Exchange" หรือ "Online"

• หากเห็นสถานะเป็น "Disconnected" (ตัดการเชื่อมต่อ), "Working Offline" (ทำงานแบบออฟไลน์) หรือ "Trying to connect..." (กำลังพยายามเชื่อมต่อ...) แสดงว่า Outlook ไม่สามารถเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้

• หากเป็น "Working Offline" ให้ไปที่แท็บ Send/Receive (ส่ง/รับ) ใน Ribbon ของ Outlook แล้วตรวจสอบว่าปุ่ม "Work Offline" (ทำงานแบบออฟไลน์) ไม่ได้ถูกเลือกใช้งานอยู่

• หากถูกเลือกอยู่ ให้คลิกเพื่อยกเลิกการทำงานแบบออฟไลน์

• ตรวจสอบว่ามี ข้อความผิดพลาด (Error Message) ปรากฏขึ้นในแถบสถานะ หรือมีกล่องข้อความใดๆ แสดงขึ้นมาหรือไม่

• หากมี ให้จดบันทึกข้อความผิดพลาดนั้นไว้ เพราะจะเป็นข้อมูลสำคัญในการค้นหาวิธีแก้ไข

• ลองคลิกที่ปุ่ม "Send/Receive All Folders" (ส่ง/รับโฟลเดอร์ทั้งหมด) ในแท็บ Send/Receive เพื่อบังคับให้ Outlook ตรวจสอบการเชื่อมต่อและพยายามส่ง/รับอีเมลอีกครั้ง

• สังเกตว่ากระบวนการส่ง/รับมีความคืบหน้าหรือไม่ หรือมีข้อความแจ้งเตือนใดๆ เพิ่มเติม

• การตรวจสอบการเชื่อมต่อพื้นฐานและสถานะของ Outlook อย่างละเอียดนี้ จะช่วยให้คุณสามารถแยกแยะได้ว่าปัญหาเกิดจากอินเทอร์เน็ต หรือเกิดจาก Outlook เอง ทำให้การแก้ไขปัญหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น.