บางครั้งปัญหาของ Microsoft Office อาจไม่ได้เกิดจากตัวโปรแกรมเองโดยตรง แต่อาจเกี่ยวข้องกับปัญหาของไฟล์เอกสารที่เสียหาย ความไม่เข้ากันของรูปแบบไฟล์ หรือการตั้งค่าส่วนบุคคลที่ถูกเปลี่ยนแปลงไปโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งส่งผลให้การทำงานของโปรแกรมผิดปกติ การวินิจฉัยปัญหาเหล่านี้ต้องอาศัยการตรวจสอบทั้งที่ตัวไฟล์และที่การตั้งค่าภายในโปรแกรมอย่างละเอียด

• หากคุณประสบปัญหาในการเปิดหรือทำงานกับไฟล์ Office บางไฟล์ เช่น เปิดไม่ได้ ไฟล์เสียหาย หรือโปรแกรมค้างเมื่อเปิดไฟล์นั้นๆ

• ลองตรวจสอบว่า รูปแบบไฟล์ นั้นเข้ากันได้กับเวอร์ชันของ Office ที่คุณกำลังใช้งานอยู่หรือไม่ (เช่น .doc เก่าสำหรับ Word อาจมีปัญหากับ Office เวอร์ชันใหม่ๆ หากไม่ได้บันทึกเป็น .docx)

• ลองขอไฟล์เวอร์ชันใหม่จากผู้ส่ง หรือลองใช้โปรแกรม Office เวอร์ชันเก่าเพื่อเปิดไฟล์นั้น

• หากสงสัยว่าไฟล์เสียหาย ลองใช้ฟังก์ชัน "Open and Repair" (เปิดและซ่อมแซม) ในโปรแกรม Office

• โดยไปที่ File > Open > Browse เลือกไฟล์ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ลูกศรข้างปุ่ม "Open" แล้วเลือก "Open and Repair"

• หากปัญหาเกิดขึ้นกับเอกสารใหม่ๆ ที่คุณสร้างขึ้นมาเอง อาจเป็นไปได้ว่ามีปัญหาที่ แม่แบบเอกสารเริ่มต้น (Normal.dotm สำหรับ Word หรือ Personal.xlsb สำหรับ Excel)

• การเปลี่ยนชื่อหรือลบไฟล์แม่แบบเหล่านี้ (ซึ่ง Office จะสร้างขึ้นใหม่เมื่อเปิดโปรแกรมครั้งถัดไป) สามารถช่วยแก้ไขปัญหาการตั้งค่าเริ่มต้นที่เสียหายได้

• ตรวจสอบว่า การตั้งค่าภาษาและภูมิภาค บนคอมพิวเตอร์ของคุณตรงกับการตั้งค่าใน Office หรือไม่ ความไม่เข้ากันอาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดรูปแบบข้อมูล ตัวเลข หรือวันที่ได้

• หากปัญหาเกิดขึ้นเฉพาะกับผู้ใช้บางรายบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกัน ลองสร้าง โปรไฟล์ผู้ใช้ Windows/macOS ใหม่ แล้วลองเปิดโปรแกรม Office ในโปรไฟล์นั้น เพื่อแยกแยะว่าปัญหาเกิดจากโปรไฟล์ผู้ใช้เดิมที่เสียหายหรือไม่

• ตรวจสอบว่ามี พื้นที่ว่างในดิสก์ เพียงพอหรือไม่ เพราะ Office ต้องการพื้นที่ว่างสำหรับการสร้างไฟล์ชั่วคราวและการทำงาน

• การจัดการปัญหาที่เกี่ยวข้องกับไฟล์และการตั้งค่าส่วนบุคคลเหล่านี้อย่างถูกต้อง จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบเจอได้บ่อยครั้งและกลับมาใช้งาน Office ได้อย่างราบรื่น.